הנהלת חשבונות כשמה כן היא- מאפשרת לנהל את חשבונות העסק. ישנן שתי שיטות לניהול ספר החשבונות: הנהלת חשבונות חד צידית או הנהלת חשבונות כפולה, המכונה גם דו צידית.
במאמר זה נסביר על הנהלת חשבונות חד צידית, מי בעלי העסקים שהיא מתאימה להם ונסיים בהמלצות רלוונטיות.
מהי הנהלת חשבונות חד צידית?
בהנהלת חשבונות חד צידית נעשה רישום כל העסקאות במקום אחד- בספר התקבולים והתשלומים. העסקאות האלו הן בדרך כלל עסקאות שנעשות במזומן (לא בתשלום של שוטף פלוס או אשראי). העסקאות נרשמות תחת סעיף הכנסות או הוצאות בלבד. עסקאות אלו הן רק כאלו שכבר בוצעו, כלומר לא מתייחסים לתשלומים עתידיים. מהנהלת החשבונות הזו ניתן להפיק בסופו של דבר דו"ח תקבולים ותשלומים.
מבחינה חזותית, ניתן לדמות את הנהלת החשבונות החד צידית למחברת של שורות, בה כל עסקה נרשמת בשורה אחרת. כך למשל- הוצאה תירשם בשורה אחת ומתחתיה יכולה להירשם הכנסה בשורה אחרת. בסוף התקופה מסכמים את ההוצאות וההכנסות של העסק בדו"ח מרוכז.
מתוקף פשטותה, גם התמונה שהנהלת חשבונות חד צידית מספקת היא בסיסית ביותר- רק ריכוז של הכנסות והוצאות. המידע הפיננסי שהיא מספקת הוא לפיכך מוגבל יחסית, ולא כולל את מצב הבנקים וכן יתרות ספקים ולקוחות. לרוב עסקים קטנים מסתפקים בתמונת מצב זו, אך אם מדובר בבעל עסק שצריך תמונה רחבה ומפורטת יותר, שיטה זו פחות מתאימה לו.
למי מתאימה הנהלת חשבונות חד צידית?
לרוב, מי שמנהלים את חשבונותיהם בהנהלת חשבונות חד צידית, הם עסקים קטנים למשל עוסק פטור, בעלי עסק קטן או עצמאיים. לרוב מחזור הפעילות של עסקים אלו יעמוד על פחות מ- 3.5 מיליון ש"ח. עם זאת, יש לשים לב שמחזור הפעילות המדויק מתעדכן לעיתים, ולכן יש לעקוב ולוודא את הנתונים. חברות ותאגידים, לעומת זאת, מחויבים בניהול חשבונות על פי שיטת הנהלת חשבונות כפולה.
כאשר מדובר בעוסק מורשה בעל עסק קטן יחסית ומחזור עסקאות קטן או מעט מועסקים, לרוב הוא יעדיף לנהל את ספריו באמצעות הנהלת חשבונות חד צידית. עם זאת, יש לשים לב אם על פי חוק החברות העסק שלכם צפוי לגדול לממדים של חברה או לדרישות השונות מבחינת היקף העסקת עובדים או מחזוק עסקאות (כל עסק על פי הדרישה המופיעה בחוק). במידה ואתם עומדים בשלב הביניים בין שני המקומות- מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון שידע להכווין אתכם לדרך המומלצת עבורכם.
מה היתרונות של הנהלת חשבונות חד צידית?
ראשית מדובר בשיטה פשוטה ובסיסית. לכן, היא גם נוחה להבנה לכל בעל עסק מתחיל. היא לא דורשת ניהול קפדני, שכן היא כוללת רק הכנסות והוצאות שהתקיימו בעסק. הרישום עצמו הוא פשוט, נעשה במקום אחר ובאופן קצר. זאת לעומת הנהלת חשבונות כפולה שם הרישום נעשה בשני מקומות, יש להקפיד על קיום האיזון וכן על פירוט רך ההעברה או ההוצאה של הכסף (למשל מזומן, אשראי וכו').
מתוקף הפשטות של שיטה זו, היא משמעותית זולה יותר מהשיטה הכפולה. המחיר שלה נקבע על פי שני פרמטרים: כמות העבודה שנדרשת מצד רואה החשבון והמחזור השנתי של העסק. כמות העבודה מושפעת מכמות העובדים, כמות החשבוניות וכן הלאה. המחזור השנתי משפיע על העלויות בכך שככל שמדובר בעסקאות בסכומים גבוהים יותר, כך הרישום שלהן ידרוש יותר בקרה והשקעה מצד רואה החשבון.
כמו כן, עצמאיים רבים בוחרים לבצע אותה בעצמם. עם זאת, כיוון שמדובר במעקב על כספים, אם אתם לא בעלי הכשרה רלוונטית לנושא, עדיין מומלץ להתייעץ עם איש מקצוע כמו רואה חשבון שיסייע לכם ויוודא שאתם עושים זאת כראוי.
אילו דו"חות נדרש להגיש בהנהלת חשבונות חד צידית?
בהנהלת חשבונות חד צידית יש להגיש מספר דו"חות תקופתיים כמו דו"ח שנתי מס הכנסה וכן דו"ח רווח והפסד. העיתוי של הגדת דו"ח זה היא לפי הנחיות רואה החשבונות שמנהל לכם את העסקים.
המלצות למצב ביניים
בעלי עסקים רבים נמצאים בתחום הביניים מבחינת החוק- הם עדיין לא עומדים במחזור העסקאות הנדרש או בהיקף התעסוקה של כמות העובדים הנדרשת, אך קרובים לשם מספיק. לכן, יש להם מרחב פעולה לקבל בחלטה באופן עצמאית על הדרך בה הם מעוניינים לנהל את ספריהם. אם אתם צפויים לעשות גדילה משמעותית בשנה הקרובה, מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון אמין ומקצועי. רואה חשבון מיומן ידע למקד אתכם על פי הצרכים שלכם וצפי הגדילה העתידי, וכך להמליץ לכם מתי לעבור לשיטה של הנהלת חשבונות כפולה. שיטה זו היא אמנם יקרה יותר אך גם אמינה יותר, כוללת פחות טעויות וכן מאפשרת תמונת מצב מדויקת יותר לגבי העסק על כל היקפו.
על כל פנים, הדרישות והקריטריונים של חוק החברות נוטים להשתנות לעיתים, ועל כן רצוי להתייעץ עם משרד רואה חשבון, שיוכל לבחון את נתוני העסק שלכם לעומק וידע להמליץ על דרך ניהול הספרים המתאימה לכם ביותר.
