פתיחת עסק חדש - אילו תיקים צריך לפתוח ואיפה?

אנשים רבים מעוניינים לפתוח עסק משלהם, בין אם מתוך רצון להגשים את עצמם ולהוות אוטוריטה בתחומם, או בגלל שמאסו בעבודתם כשכירים. ואכן, פעמים רבות מדובר במסע חדש ומרגש הטומן בחובו לא מעט רגעי אושר וסיפוק.

אך לצד זאת, חשוב להבין שמדובר בהליך בירוקרטי המצריך סדר, ארגון והתנהלות שוטפת מול רשויות המס. כמו כן, בעת הקמת העסק חשוב לפעול באופן מסודר ולפתוח תיקים ברשויות הרלוונטיות על מנת לאפשר את פעילותו כחוק.

במאמר זה נעשה מעט סדר בנושא ונסביר מה חשוב לעשות טרם פתיחת התיקים ברשויות ואיך מתבצע התהליך בפועל.

פתיחת עסק חדש - איך ניתן להיערך לכך כמו שצריך ומדוע חשוב לבצע רישום מסודר ברשויות?

כאמור - הקמת חברה או עסק מצריכה רישום מסודר ברשויות על פי חוק. שכן, פעילות עסקית לא מדווחת, עלולה לגרור קנסות כבדים וחיובי מס רטרואקטיביים.

אך לפני שפונים לרשויות השונות ומבצעים את ההליך בפועל, חשוב להקדיש מעט מחשבה לעניין ולהבין את המשמעויות הכלכליות והמשפטיות הכרוכות בכך.

כמו כן, יש לבחון את צורת ההתאגדות הרלוונטית על סמך תחום הפעילות של העסק וצפי המחזור השנתי שלו, בין אם מדובר בעוסק פטור המוגבל בתקרת ההכנסות, עוסק זעיר הפטור מהגשת דוח שנתי מלא, עוסק מורשה המחויב בדיווח חודשי או דו חודשי, או בחברה בע"מ המהווה ישות משפטית נפרדת. 

פעולות אלו הן קריטיות על מנת לקבוע את אופן ההתנהלות שלכם אל מול הרשויות ולבנות תשתית נכונה לניהול שוטף ותקין של העסק בטווח הארוך. בהתאם לכך, ייעוץ מקדים עם רואה חשבון מקצועי יסייע לכם להבין טוב יותר איך ניתן להיערך לתהליך, אילו פעולות תצטרכו לבצע בתור בעלי העסק ואיך ניתן להימנע מטעויות יקרות לאורך הדרך.

פתיחת התיקים בפועל - צעד אחר צעד

הליך פתיחת העסק מורכב משלושה שלבים עיקריים ומצריך פניה למע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי על פי סדר זה. כמו כן, טרם ההגעה למשרדי הרשויות חשוב להכין מראש את כל המסמכים הדרושים לשם כך. עם זאת, על מנת לקצר ולייעל את התהליך, ניתן להיעזר בשירותיו של רואה חשבון מקצועי אשר ישמש כמייצג שלכם וידאג שכל המסמכים ימולאו כראוי. בנוסף, כאשר מדובר בתהליך של פתיחת עוסק פטור, ניתן לבצע פעולות אלו באופן מקוון בין אם באמצעות פניה נפרדת לכל האחת מהרשויות, או על ידי פניה מרוכזת באתר של רשות המיסים.

1. תחנה ראשונה - פתיחת תיק במע"מ

בשלב הראשון יש להגיע למשרדי מע"מ הקרובים לאזור המגורים שלכם ולהצטייד במספר מסמכים חשובים כמו - צילום של תעודת זהות כולל ספח, חוזה שכירות לעסק במידה שיש (או מסמך המצהיר על עבודה מהבית), רישיון נהיגה או דרכון ואישור ניהול חשבון בנק, או צילום של צ'ק מבוטל של בעל החשבון. בנוסף, כאשר מדובר בתחום עיסוק המצריך רישוי, יש להביא מסמך כלשהו המעיד כי בעל העסק מורשה לעסוק בתחום.

בנקודה זו חשוב לציין כי כל עסק חייב ברישום במע"מ גם אם מדובר בעוסק פטור או זעיר הפטורים מתשלום מע"מ באופן שוטף.

בפועל, על מנת לבצע פתיחה רשמית של התיק, יש למלא טופס 821 המיועד עבור העוסק הרלוונטי, בין אם מדובר בפתיחת עוסק פטור, פתיחת עוסק מורשה או בחברה בע"מ.

בטופס עצמו יש למלא פרטים אישיים של בעל העסק ומספר פרטים הנוגעים לעסק עצמו כמו - שם העסק, מחזור שנתי צפוי, מיקום העסק, מועד הפתיחה שלו והתחום בו הוא פועל. יש למלא פרטים אלו ביתר תשומת לב ולהשתדל לא לציין מחזור שנתי גבוה או נמוך מדי, על מנת להימנע ממקדמות גבוהות במהלך השנה או מתשלום מיסים גבוה.

2. תחנה שניה - פניה למס הכנסה

לאחר שהתקבל אישור ממע"מ על פתיחת העסק, יש לגשת לסניף מס הכנסה במקום המגורים ולהגיש את כל המסמכים הרלוונטיים כמו - תעודת זהות, האישור שניתן ממע"מ ופרטי חשבון בנק. באותו מעמד יש למלא את טופס 5329 המיועד עבור עוסק פטור או עוסק מורשה, או טופס 4436 במידה שמדובר בחברה בע"מ.

בדומה לטופס 821 גם כאן יש למלא פרטים הקשורים לבעל העסק ולעסק עצמו כמו - שם, כתובת, מחזור עסקאות צפוי ומספר העסק במע"מ. בנוסף, במידה שמדובר בעסק המעסיק מספר עובדים, יש לפתוח עבורו תיק ניכויים במס הכנסה.

לאחר פתיחת התיק במס הכנסה, בעל העסק יתעדכן בנוגע לגובה המקדמות החודשיות שיקבעו לו ויקבל לידיו אישור ניהול ספרים.

3. השלב האחרון - פתיחת תיק בביטוח לאומי

בשלב הסופי, לאחר שהתקבלו כל האישורים ממע"מ וממס הכנסה, יש לפתוח תיק במוסד לביטוח לאומי באזור המגורים הרלוונטי. הליך זה מצריך מילוי של טופס דין וחשבון רב שנתי (6101) במסגרתו יש למלא פרטים אישיים, לציין את מקומות העבודה של בעל העסק בשנים האחרונות ואת   מועד הקמת העסק הנוכחי, ולהעריך את כמות שעות העבודה השבועיות בעסק ואת ההכנסה החודשית הצפויה לו.  

על פי הנתונים שצוינו בטופס, ניתן לקבוע את סכום המקדמות אשר ישולמו על ידי בעל העסק עבור ביטוח לאומי מדי כל חודש.

בסוף התהליך, לאחר שהושלמו כל השלבים הדרושים, ניתן להפעיל את העסק באופן רשמי ולהתנהל מול הלקוחות באופן שוטף.

ומה בנוגע להקמת חברה בע"מ?

בנקודה זו חשוב לציין כי הליך הקמת חברה בע"מ מורכב יותר ביחס לפתיחת עוסק פטור או עוסק מורשה.

ואכן, בשונה מסוגי התאגדויות אחרים, פתיחת חברה בע"מ מחייבת רישום ברשם החברות טרם הפניה לרשויות המס, לצד מילוי של טפסים רבים כמו - טופס רישום החברה, הצהרת דירקטורים, תקנון החברה, הצהרת בעלי מניות ואישור אגרה. זאת בנוסף לפתיחת חשבון בנק עסקי עבור החברה. בהתאם לכך, הליך זה אינו מתבצע באופן עצמאי ומצריך ליווי צמוד של רואה חשבון לחברות ועו"ד לאורך כל שלבי הקמת העסק ולאחריו.