טופס 161 מוכר גם בשם ״הודעת מעסיק על פרישה מעבודה,״ הוא אחד המסמכים החשובים בתהליך הפרישה. בשנים האחרונות, המערכת הפיננסית בישראל עברה שינויים משמעותיים ואחד מהם הוא עדכון של טופס 161 המיוחד למילוי בפרישה ממקום העבודה. בין אם מדובר על פרישה לפנסיה, פיטורים או התפטרות, על העובד למלא את הפרטים בטופס החדש, אשר נועד להקל על תהליך הדיווח. מטרתו להבטיח מעבר חלק ומדויק של המידע הפיננסי לרשויות המס.
הטופס כולל שינויים טכניים ותוכניים, ומטרתו לספק תמונה רחבה על כספי הפיצויים, הקצבאות והזכויות הנלוות של העובד. מעסיקים רבים שצריכים למלא את הטופס מרגישים כי הם עומדים מול אתגר ולכן חשוב מאד להכיר את הדרישות וזאת כדי להימנע מטעויות שעלולות לגרור לסיבוכים מול רשויות המס. במטרה להבין את השינויים לעומק ולענות על השאלה איך למלא את טופס 161 החדש, נספק לכם מידע מקיף ומעשי שחשוב לדעת בעת מילוי הטופס בליווי הנחיות מרואה חשבון מומחה.
החידושים והמשמעויות של טופס 161
החידושים שנכנסו לטופס 161 נועדו להפוך את הדיווח ליעיל, ברור ומותאם הן צרכי העובד והן לצרכי המעסיק. מבט על השינויים מצביע על תוספות מידע שנדרשות וכן שדרוג של מבנה הטופס כשמילוי נכון שלו מסייע לשקיפות גבוהה ולהפחית טעויות שעלולות לעכב תהליכים ולהוביל לחיובי מס מיותרים וצורך בהחזר מס בהמשך.
אחד השינויים הבולטים בטופס הוא ההפרדה הברורה בין סוגי התשלומים המועברים לעובד ובהם פיצויי הפרישה, תשלומי פנסיה ותגמולים אחרים. במילוי הטופס יש לפרט את המקור המדויק של הכספים, הסכום המדויק והייעוד של כל רכיב. כך רשות המס יכולה לזהות האם התשלומים השונים עומדים בתקרות הפטור ולקבוע האם חלה חבות מס נוספת.
לטופס נוספו שדות חדשים המיועדים להצהרת מידע על סטטוס הפרישה (למשל פרישה מוקדמת או מעבר למעסיק חדש), מידע על הסכמי עבודה מיוחדים וכן מקום לצירוף מסמכים נלווים. השינויים בהעברת המידע יאפשרו לעובדים לקבל תמונה מלאה וברורה של הזכויות הכספיות שלהם בסיום העבודה, אך מבחינת המעסיק חשוב לדעת כי נדרש דיוק רב יותר בדיווח. מילוי נכון של הטופס מבטיח תהליך פרישה חלק, נטול סיבוכים ומאפשר לעובדים לממש את הזכויות המלאות שלהם.
הנחיות מפורטות למילוי נכון של טופס 161 החדש
הטופס החדש מכיל מספר חלקים כשהראשון הוא פרטי העובד. בחלק זה יש למלא את השם המלא כפי שהוא מופיע בתעודת הזהות, מספר תעודת הזהות כולל ספרת ביקורת, כתובת מגורים עדכנית ומספר טלפון ליצירת קשר. יש לוודא כי כל הפרטים נכונים כדי שרשות המיסים תוכל ליצור קשר במקרה שיש לה צורך במידע נוסף.
בחלק השני יש למלא את פרטי המעסיק כולל שם החברה או המעסיק, מספר עוסק מורשה או ח.פ, כתובת ראשית של מקום העבודה ופרטי איש הקשר מטעם המעסיק לצורך שאלות והבהרות עתידיות, אם ידרשו. לאחר מכן יש לפרט את סוגי התשלומים המועברים לעובד.
פירוט סוגי התשלומים יכללו פיצויי פרישה ובתוך כך הסכום הכולל ומקורות התשלום כמו קופת גמל, קרן פנסיה ואחרים. יש לציין את התגמולים שנצברו לעובד במהלך תקופת ההעסקה וכל תשלום אחר שמגיע לו כולל מענק פרישה, תשלום בעבור חופשה לא מנוצלת ואחרים. יש לציין בחלק זה כל מרכיב פטור ממס ולצרף את האסמכתאות המתאימות לכך.
לאחר מכן יש לציין את סטטוס הפרישה וסיבת העבודה כשזו יכולה להיות הגעה לגיל פרישה, פיטורין, מעבר למעסיק אחר, פרישה מוקדמת מטעמים בריאותיים או אישיים ועוד. יש לציין את תאריך סיום העסקה ולוודא כי הוא תואם את התאריך המצוין בתלוש השכר האחרון.
לטופס יש לצרף מסמכים רלוונטיים ובהם העתק של תלוש השכר האחרון, אישורי הפקדות לקופות גמל או פנסיה, מסמכים המעידים על זכאות לפטור ממס. בסיום יש לעבור על הטופס, לוודא כי כל הפרטים נכונים ולהוסיף חתימה של המעסיק ושל העובד. החתימה היא אישור לכך שהמידע שהוזן נכון ושלם. יש לשמור עותק מהטופס לכל צורך עתידי.
טעויות במילוי טופס 161 החדש
מילוי לא נכון של טופס 161 החדש עלול להוביל להשלכות משמעותיות הן לעובד והן למעסיק. אחת מהן היא עיכוב בעיבוד המידע על ידי רשויות המס ובעקבות כך עיכוב תשלומים שמגיעים לעובד. במקרים מסוימים טעויות יכולות להוביל להטלת מס גבוה יותר מכפי שהעובד אמור לשלם בפועל. הדבר מקשה על מימוש הזכויות ודורש פעולות בירוקרטיות לתיקון המצב.
במקרים מסוימים טעויות יכולות להוביל לבדיקות נוספות מצד רשויות המיסים. בדיקות אלו יכולות להוביל לדרישות מס שונות וסנקציות. מבחינת העובדים המשמעות כלכלית ומבחינת המעסיקים המשמעות היא פגיעה במוניטין ולעתים העמדה מול הליך משפטי.
מכאן אפשר להבין כי מילוי שגוי או חלקי אינו רק מטרד בירוקרטי, אלא עלול להוביל להשלכות כלכליות וניהוליות. יש להקפיד למלא את הטופס בצורה הנכונה, לבדוק היטב את כל הפרטים, כשההמלצה היא לבצע את הפעולה בעזרת רואה חשבון שיחסוך את חוסר הוודאות, יבחן כי כל הנתונים מוזנים כראוי ויסייע במניעת בעיות עתידיות.
