הקמה של חברה חדשה היא מסע מורכב שיש בו הרבה הזדמנויות עסקיות גדולות, אבל במקביל הוא מכתיב עמידה קפדנית בכללים פיננסיים. ניהול ספרים מדויק ויסודי הוא הרבה מעבר לדרישה חוקית, והוא משמש כלי ניהולי הכרחי שמסייע לבעלי החברה בקבלת החלטות מושכלות כבר בתחילת הדרך.
ניהול ספרים לחברה חדשה שמתבצע בסיוע משרד רואי חשבון מקצועי, ימנע סיכונים מיותרים בהיבט הכלכלי, יאפשר למנהלים להתמקד בתפקידם ויבטיח יציבות עסקית לאורך זמן.
הצעדים הראשונים של העסק ופתיחת תיקים ברשויות המס והביטוח הלאומי
לפני תחילתה של הפעילות העסקית, על החברה החדשה לפתוח תיקים ברשויות המדינה הרלוונטיות שהן מע"מ, מס הכנסה והביטוח הלאומי:
- הרישום במע"מ: חברה בע"מ חייבת לדווח על גביית המע"מ מהלקוחות באופן קבוע.
- הרישום במס הכנסה: יש לקבוע מקדמות חודשיות או דו חודשיות, שהן למעשה תשלומים על חשבון מס החברות הצפוי.
- רישום בביטוח הלאומי: בעלי המניות בחברה ומנהליה, מחויבים בתשלום דמי ביטוח לאומי בהתאם להכנסות שלהם, מה שיאפשר מתן זכויות סוציאליות וימנע קנסות.
משרד רואי חשבון יטפל בהליכי הרישום הרשמיים בכל אחד מהמוסדות הללו, יקבע את מועדי הדיווח בהתאם לאופי הפעילות העסקית, ויקבע את שיעור המקדמות הראשוני, שיתבסס על תחזיות הרווח של החברה.
חובת הדיווח לרשויות והאסטרטגיה הנכונה להימנעות מקנסות
לאחר שהחברה פתחה את התיקים ברשויות, היא נכנסת למחזור דיווחים קבוע שמחייב אותה לעמוד בזמנים, בין אם הדיווח הוא חודשי, דו-חודשי או שנתי.
הדרך הכי יעילה למנוע קנסות וחובות, היא באמצעות ניהול ספרים קפדני, תיעוד מסודר ומענה מהיר ככל האפשר לדרישות הדיווח.
מומלץ להעביר למשרד רואי החשבון את המסמכים הרלוונטיים לדו"חות השונים באופן שוטף וללא דיחוי, על מנת להימנע מעיכוב בדיווחים והטלת קנסות. שימוש בתוכנות להנהלת חשבונות שמאושרות על ידי רשויות המס, מקל על התיעוד, מצמצם את הטעויות ומייעל מאוד את עבודת הדיווח.
ליווי רואה החשבון בבניית תקציב ראשוני ותחזית תזרים מזומנים
רואה חשבון יכול להפוך לשותף אסטרטגי של ממש עבור החברה, ותפקידו לא מסתכם בניהול הספרים בלבד. תקופת ההקמה של חברה הוא קריטי להצלחתה, ולכן מתן ליווי פיננסי אסטרטגי, הכולל תכנון לעתיד המיידי של החברה במקביל לחשיבה ארוכת טווח, מייצר את היסודות הכלכליים החזקים של החברה.
רואה החשבון יבנה תקציב תפעולי, שיוצר איזון בריא בין ההכנסות הצפויות לחברה בשלבי ההקמה ובשנת הפעילות הראשונה שלה, להוצאות הצפויות, בין אם הן קבועות או משתנות. הסיוע שלו יכלול בניית תוכנית כלכלית "שמרנית", שמטרתה ליצור בסיס לחברה בצורה אחראית ושקולה.
בנוסף, רואה החשבון ימליץ על פעולות שונות שישמרו על נזילות שוטפת של החברה, וימנעו כשל תזרימי שעלול להיגרם בגלל תכנון לקוי של תשלומים לעובדים, ספקים או רשויות. היכולת שלו לחזות את תנועת המזומנים בשלביה הראשונים של החברה, חשובה לניהול נכון של תזרים המזומנים בהמשך הדרך ולהישרדותה של החברה לאורך זמן.
התנהלות יום-יומית נכונה מהרגע הראשון של החברה
ניהול ספרים מדויק כבר מהיום הראשון לחייה של חברה, מעניק רוגע ושקט למנהליה, שאינם צריכים לדאוג בנוגע לדיווחים על הוצאות או הכנסות. הפרדה בין חשבון הבנק הפרטי לעסקי, הקפדה על קבלת חשבוניות מס בגין כל הוצאה, בין אם היא מוכרת או לא לצרכי מס, תיעוד של כל התנועות ב"קופה הקטנה" של החברה ושקיפות מלאה בנוגע לכל תנועה של כסף, הם אבני היסוד של התנהלות אחראית של חברה בכל הנוגע לניהול הספרים שלה.
משרד רואי חשבון יעמוד לצד מנהלי החברה החדשה, ינחה את מנהליה בנוגע לטיפול בהוצאות ויוודא שכל תנועה של כסף, פנימה או החוצה מהחברה, תתבצע בצורה מסודרת ותתועד באופן הנדרש.
ייעוץ אסטרטגי של רואה חשבון בנוגע למדיניות שכר ומיסוי בעלי מניות
בשלבי ההקמה של חברה, ההחלטות שמתקבלות משפיעות בין היתר גם על המיסוי העתידי של בעלי המניות והחברה. האופן בו יימשכו כספים מהחברה לטובת שכרם של בעלי החברה ומנהליה, בין אם באמצעות דיבידנד, הלוואת בעלים או שכר רגיל, יכול לחסוך לחברה עשרות אלפי שקלים מדי שנה. רואה חשבון מנוסה יוכל "לנצל" בצורה יעילה את מדרגות המס, ולהתאימן לצרכי החברה והבעלים.
הקמת תשתית פיננסית חזקה ויציבה, כבר ב"יריית הפתיחה" של החברה, היא תנאי הכרחי לצמיחה שלה בהמשך. משרד רואי חשבון יפעל עבור החברה, יצמצם את חשיפתה לסיכונים רגולטוריים ולמיסויים מיותרים, אך שמנהליה יוכלו להתמקד בפיתוח החברה ובצמיחתה. בחירה בליווי מתאים כבר בשלב הראשוני, שבו מגדירים את המבנה הכלכלי של החברה, היא המפתח לרווחיות ובריאות פיננסית שתימשך למשך שנים ארוכות.
